Порядок надсилання органами державної податкової служби України податкових повідомлень та рішень про застосування штрафних (фінансових) санкцій, затверджено наказом ДПА України від 21.06.01 № 253 (далі – Порядок). Відповідно до п. 3.3 цього Порядку податкове повідомлення складається на розраховану суму податкового зобов'язання (з урахуванням штрафних (фінансових) санкцій за їх наявності) щодо кожного окремого податку, збору (обов'язкового платежу). Якщо податковий орган здійснив розрахунок сум податкових зобов'язань за декількома податками, то складається відповідна кількість податкових повідомлень. Якщо згідно із законами з питань оподаткування передбачено декілька термінів сплати розрахованого податковим органом податкового зобов'язання, то суми, які необхідно сплатити, та відповідні терміни сплати проставляються в окремих рядках податкового повідомлення. Пункт 4.1 визначає, що структурний підрозділ, який склав податкове повідомлення, уносить його до реєстру податкових повідомлень, направлених юридичним особам - платникам податків (додаток 9), або реєстру податкових повідомлень, направлених фізичним особам - платникам податків (додаток 10), які ведуться в цілому в податковому органі в електронному вигляді щодо окремих платників податків. Згідно п. 4.4 після складання в той самий день податкове повідомлення передається структурному підрозділу, до функцій якого входить реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, для надсилання (вручення) платнику податків. У структурному підрозділі, який склав податкове повідомлення, залишається його копія. Структурний підрозділ, до функцій якого входить реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції податкового органу, або відповідальна особа, визначена керівником податкового органу для виконання таких функцій, у день отримання податкового повідомлення від структурного підрозділу, що його склав, надсилає (вручає) податкове повідомлення платнику податків. При цьому корінець податкового повідомлення залишається в податковому органі (п. 4.5).