Відповідно до Інструкції про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян в органах державної податкової служби затвердженої наказом ДПА України , від 18.06.2008 № 395 письмове звернення – це пропозиція (зауваження), заява (клопотання) чи скарга громадян, викладена в письмовій формі) та надіслана поштою чи передана громадянином особисто (або через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до законодавства) до органу ДПС. Згідно із ст. 20 Закону України від 2 жовтня 1996 року №393/96-ВР „Про звернення громадян ”, звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів. На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого цією статтею терміну. Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.