Після підготовки платником податків податкового документа в електронному вигляді на нього накладаються електронний цифровий підпис (ЕЦП) посадових осіб платника податків у такому порядку: першим — ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другим - ЕЦП керівника (директора), третім - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків. За відсутності у платника податків посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податків накладаються у такому порядку: першим — ЕЦП керівника (директора), другим — ЕЦП, що є аналогом відбитку печатки платника податків. Платником податків фізичною особою - суб'єктом підприємницької діяльності електронні цифрові підписи накладаються у такому порядку: першим - ЕЦП платника податків - фізичної особи, другим - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків (за наявності) (р. ІІІ Інструкції з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв'язку, затвердженої наказом ДПА України від 10.04.08 №233, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 16.04.08 за №320/15011).