Статтею 9 Закону України від 22.12.1994 № 320/94-ВР “Про Державний реєстр фізичних осіб - платників податків та інших обов’язкових платежів”, із змінами встановлено, що фізичні особи-платники податків та інших обов'язкових платежів, крім осіб, які через свої релігійні або інші переконання відмовилися від прийняття ідентифікаційного номера та офіційно повідомили про це відповідні державні органи, зобов'язані подавати до органів ДПС відомості про зміну даних протягом місяця з дня виникнення таких змін. Тобто у разі зміни прізвища фізична особа, у тому числі підприємець, протягом місяця після заміни паспорта повинна подати до органу ДПС за місцем свого проживання Повідомлення про внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів за формою № 5ДР. Форма повідомлення встановлена у додатку 4 до Порядку формування та ведення Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів, затвердженого наказом Державної податкової адміністрації України від 24.11.2008 № 722. У разі подання такого повідомлення орган ДПС проводить заміну Картки фізичної особи – платника податків на нове прізвище. Відповідно до статей 4, 6 Закону України від 15.05.2003 № 755-IV “Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців”, із змінами (далі – Закон № 755) зміни щодо прізвища фізичної особи - підприємця підлягають обов'язковій державній реєстрації шляхом внесення відповідних змін до записів Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців. Державна реєстрація таких змін здійснюється відповідно до статті 45 Закону 755. Державний реєстратор передає органам ДПС, відомості з реєстраційних карток про вчинення всіх реєстраційних дій. Органи ДПС проводять внесення змін і доповнень до районного рівня Реєстру фізичних осіб на підставі інформації органів державної реєстрації. Окрім того сама фізична особа – підприємець (за своїм бажанням) може подати до органу ДПС заяву за ф. № 5-ОПП із позначкою “Зміни”. Процедури внесення змін до облікових даних платників податків щодо зміни прізвища визначено розділом 7 Порядку обліку платників податків обліку платників податків, зборів (обов'язкових платежів), затвердженого наказом Державної податкової адміністрації України від 19.02.1998 № 80 (із змінами). Для отримання нової довідки про взяття на облік платника податків за формою №4-ОПП фізична особа – підприємець подає до органу ДПС звернення із зазначенням причин заміни та доданою до нього старою довідкою. Орган ДПС протягом двох робочих днів видає фізичні особі – підприємцю нову довідку за ф. № 4-ОПП на нове прізвище лише внесення відповідних змін до Єдиного державного реєстру. У зв'язку із зміною прізвища заміні підлягають і інші документи фізичної особи – підприємця, що були видані органами ДПС такій особі (свідоцтва, патенти, довідки). Зокрема, якщо фізична особа - підприємець зареєстрована платником ПДВ вона зобов’язана здійснити перереєстрацію у порядку, визначеному пунктом 21 Положення про реєстрацію платників податку на додану вартість, затвердженого наказом Державної податкової адміністрації України від 01.03.2000 № 79, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03.04.2000 за № 208/4429 (із змінами). Таким чином, обов'язок фізичної особи – підприємця (фізичної особи) повідомляти органи ДПС та/або державних реєстраторів про зміну свого прізвища, порядок такого повідомлення законодавчо встановлений. За неповідомлення відповідальності у вигляді фінансових санкцій не передбачено. Разом із тим наслідком невиконання вимог законодавства щодо повідомлення про зміну прізвища може бути визнання відомостей про фізичну особу - підприємця недостовірними та вони не можуть бути використані в спорі з третьою особою. Окрім того, документи, які видані фізичній особі органами ДПС, не відповідатимуть даним паспорта фізичної особи та навряд чи можуть бути використані нею.