Відповідно до р. 7 Порядку обліку платників податків, зборів (обов`язкових платежів), затвердженого наказом ДПА України від 19.02.98 №80 із змінами та доповненнями (далі – Порядок №80) органи державної податкової служби проводять внесення змін і доповнень до районного рівня Єдиного банку даних про платників податків юридичних осіб та Реєстру фізичних осіб на підставі: інформації органів державної реєстрації; документально підтвердженої інформації установ банків про відкриття (закриття) банківських рахунків та електронних реєстрів з установ банків; документально підтвердженої інформації, що надається платниками податків. У разі внесення змін у дані, що вказуються у довідці про взяття на облік платника податків за ф. №4-ОПП (назва, місцезнаходження платника податків чи органу державної податкової служби, в якому платник податків перебуває на обліку, зміна керівництва тощо), видається нова довідка про взяття на облік платника податків за ф. №4-ОПП замість старої. Для отримання нової довідки платник податків подає до органу державної податкової служби звернення із зазначенням причин заміни та доданою до нього старою довідкою. Вказане звернення складається платником податку у довільній формі та засвідчується підписом керівництва та печаткою. При цьому, відповідно до ст. 34, ст. 36, ст. 78 Закону України від 2 вересня 1993 року №3425-XII "Про нотаріат" із змінами та доповненнями (далі – Закон №3425) державними нотаріальними конторами, приватним нотаріусом вчиняються такі нотаріальні дії, як зокрема, засвідчення справжності підпису на документах. Зазначене не посвідчує факти, викладені у документі, а лише підтверджує, що підпис зроблено певною особою. Тобто, якщо у підприємства відсутня печатка та разом із зверненням із зазначенням причин заміни облікових даних таке підприємство не надає пояснень щодо тимчасової відсутності печатки, то підпис керівництва на зверненні повинен бути засвідчений нотаріально. Орган державної податкової служби протягом двох робочих днів після такого звернення перевіряє інформацію про внесення відповідних змін до Єдиного державного реєстру або виконання вимог п. 7.10 р. 7 Порядку №80 та видає нову довідку.