Відповідно до п. 8.3 р. 8 Порядку обліку платників податків, зборів (обов`язкових платежів), затвердженого наказом ДПА України від 19.02.98 №80 із змінами та доповненнями у разі отримання органом державної податкової служби документів (відомостей), визначених пунктом 8.2 цього Порядку, підрозділи з обліку платників податків протягом двох робочих днів після їх отримання формують по кожному платнику податків обхідний лист та інформують про це відповідні структурні підрозділи такого органу державної податкової служби та органи державної податкової служби, у яких платник перебуває на обліку як платник окремих податків або в яких перебувають на обліку його відокремлені підрозділи. Відповідно до своїх повноважень такі підрозділи (органи) проводять відповідні заходи у зв'язку з припиненням платника податків. За результатами таких заходів після проведення документальної перевірки та спливу законодавчо встановлених строків сплати узгоджених податкових зобов'язань такого платника податків відповідальні працівники таких підрозділів (органів) підписують обхідний лист або готують відповідний висновок. Органи державної податкової служби, у яких платник податків зарахований до категорії платників окремих податків та в яких перебувають на обліку відокремлені підрозділи платника податків, за результатами відповідних заходів у зв'язку з припиненням платника податків надсилають відповідний висновок до органу державної податкової служби за місцем обліку платника податків. Висновки та підписаний всіма структурними підрозділами органу державної податкової служби обхідний лист зберігаються у реєстраційній частині облікової справи платника податків. Обхідний лист не підлягає видачі платникам податків. Отже, якщо у структурних підрозділів органу державної податкової служби виникають зауваження, то ними готується висновок з причинами не підписання обхідного листа. Тільки після вирішення всіх причин зазначених у висновку відповідного підрозділу даний обхідний лист може бути підписано відповідним структурним підрозділом органу державної податкової служби.