Матеріал надано ТОВ АК «Центр професійного аудиту»

04053 м.Київ, вул. Артема, 73 оф.620

тел. +38 044 484-63-11 фах. +38 044 484-35-81 моб. +38 067 402-17-74

www.cpaudit.com.ua

1. Як відобразити в бухгалтерському та податковому обліку витрати  безготівкових (корпоративні картки) та готівкових коштів на  проведення  представницьких заходів співробітниками підприємства під час відрядження в регіони України, а конкретніше -  на проведення зустрічей з дилерами з метою підвищення рівня продажу продукції Підприємства.

2. Чи може підприємство видавати добові у розмірі, більшому ніж 25 грн. по Україні; чи є встановлений максимальний рівень; як відобразити в бухгалтерському та податковому обліку витрати, які перевищують 25 грн.? Якими податками вони обкладаються?

Відповідь:

По першому питанню
 

Податок на прибуток

Відповідно до п. 5.3.1 Закону про прибуток до валових витрат не включаються витрати на потреби, не пов'язані з веденням господарської діяльності, а саме: організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків (крім благодійних внесків та пожертвувань неприбутковим організаціям, визначеним пунктом 7.11 цього Закону, та витрат, пов'язаних з проведенням рекламної діяльності, які регулюються нормами підпункту 5.4.4 цієї статті).

Слід зазначити, що згідно з п. 5.4.4. Закону про прибуток витрати на організацію прийомів, презентацій і свят, з рекламними цілями, але не більше двох відсотків від оподаткованого прибутку платника податку за попередній звітний (податковий) рік дозволено включати до валових витрат.

Отже, віднесення представницьких витрат на валові допускається тільки у разі, якщо такі витрати здійснюються підприємством з рекламними цілями у межах двох відсотків від оподаткованого прибутку за попередній звітний (податковий) рік.

Відповідно до ст. 1 Закону про рекламу реклама - це інформація про особу або товар, розповсюджена в будь-якій та будь-яким способом і призначена сформувати або підтримати поінформованість споживачів реклами та їх інтерес щодо такої особи або товару. Таким чином, якщо в ході ділової зустрічі запрошену сторону буде ознайомлено з діяльністю підприємства, з продукцією, що ним випускається, то даний прийом цілком буде відповідати вимогам Закону про рекламу та матиме рекламний характер.

З метою документального забезпечення зазначених витрат, відповідно до наказу МФУ та МЕУ від 12.11.93 р. № 88 "Про затвердження норм коштів на представницькі цілі, рекламу та виплату компенсації за використання особистих легкових автомобілів для службових поїздок та порядок їх витрачання" такими документами можуть бути:

1) наказ про організацію прийому (презентації, свята, ділової зустрічі) (додаток 1);

2) офіційне запрошення та офіційна згода запрошеної сторони (у вигляді листа або телеграми направленої на адресу запрошеної сторони направленої листом за допомогою поштового, факсимільного, телетайпного зв'язку);

3) програма проведення представницького заходу (додаток 2);

4) кошторис витрат (додаток 3);

5) звіт про проведення заходу (додаток 4).

Слід зазначити, що відповідно до абзацу другого пп. 5.4.8 Закону про прибуток "Не включається до складу витрат платника податку готівка, витрачена на цілі, визначені підпунктами 5.3.1 та 5.4.4 статті 5..". Отже, з метою уникнення непорозумінь з контролюючими органами, рекомендуємо для розрахунку за послуги по організації прийомів та свят в рекламних цілях використовувати безготівкову форму розрахунків або забезпечити менеджерів, відповідальних за проведення таких прийомів, корпоративними банківськими платіжними картками. У такому разі розрахунки за проведення офіційних прийомів з використанням корпоративних банківських платіжних карток будуть вважатися такими, що здійсненні без використання готівкових коштів, оскільки відповідно до п. 1.2. постанови НБУ від 15.12.2004 N 637 "Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні" готівка (готівкові кошти) - грошові знаки національної валюти України - банкноти і монети, у тому числі обігові, пам'ятні та ювілейні монети, які є дійсними платіжними засобами.

Податок на додану вартість

Відповідно до п. 7.4.1 Закону про ПДВ право на нарахування податкового кредиту виникає у зв'язку з придбанням або виготовленням товарів (у тому числі при їх імпорті) та послуг з метою їх подальшого використання в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності платника податку.

Оскільки, відповідно до п. 5.3.1 Закону про прибуток, витрати на організацію та проведення прийомів, не відносяться до витрат пов'язаних з веденням господарської діяльності, крім витрат, пов'язаних з проведенням рекламної діяльності, які регулюються нормами підпункту 5.4.4 цієї статті то у випадку здійснення представницьких заходів пов'язаних з рекламними цілями, підприємство, на нашу думку матиме право на податковий кредит.

Проте, відповідно до листа ДПАУ від 13.06.2005 р. N 5436/6/15-2315  підприємство має право на податковий кредит лише в межах встановлених двох відсотків валових витрат.

Податок з доходів фізичних осіб

Відповідно до п. 4.3.2 Закону про податок з доходів фізичних осіб до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податку не включаються сума коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, з урахуванням норм пункту 9.10 статті 9 цього Закону.

Підпунктом 9.10 Закону про податок з доходів фізичних осіб визначено, що податковим агентом платника податку при оподаткуванні сум, отриманих на відрядження або під звіт, не повернутих таким платником податку протягом встановленого строку, є особа, що надала такі суми, а саме:

а) на відрядження у сумі перевищення над сумою витрат платника податку на таке відрядження, розрахованою згідно з підпунктом 5.4.8 Закону про прибуток;

б) під звіт для здійснення окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх надала, у сумі перевищення над сумою фактичних витрат платника податку на здійснення таких дій.

Оскільки, суми витрат, понесені менеджером з продажу для проведення офіційного прийому та організації бізнес-зустрічі не входять в перелік витрат визначених підпунктом 5.4.8 Закону про прибуток, то порядок оподаткування сум, отриманих платником податку у даному випадку має регулюватися пп. 9.10.1.б та пп. 9.10.4 Закону про податок з доходів фізичних осіб.

Слід врахувати той факт, що грошові кошти будуть використовуватися менеджером з продажу для проведення офіційного прийому та організації бізнес-зустрічі з покупцями підприємства. Отже, він діятиме за дорученням керівництва здійснити вищезазначені дії в інтересах і за рахунок підприємства, а тому не можна ідентифікувати кошти витрачені для здійснення вищезазначених заходів, як його додаткове благо.

Для уникнення непорозумінь з контролюючими органами рекомендуємо закріпити відповідні функції щодо організації прийомів в цивільно-правовій угоді (договір доручення) з менеджером з продажу або передбачити їх у відповідному трудовому договорі (контракті) чи посадовій інструкції. Додатковими підтверджуючими документами для проведення офіційних прийомів можуть бути вже вищеобумовлені наказ, кошторис витрат, програма заходів.

У такому разі, Підприємство не буде виступати податковим агентом, оскільки сума коштів витрачена підзвітною особою на цілі підприємства та за його рахунок.

Бухгалтерський облік

Підприємство витрати на відрядження співробітників, що займаються просуванням та розповсюдженням продукції, а також витрати на проведення офіційних прийомів та бізнес-зустрічей в бухгалтерському обліку будуть відображені на рахунку 93 "Витрати на збут" (Таблиця 1).

Кореспонденція рахунків витрат на відрядження з використанням банківської корпоративної платіжної картки

По другому питанню

Підприємством на підставі колективного договору або наказу, враховуючи складність та інтенсивність умов праці менеджерів з продажу під час перебування у відрядженні може бути встановлено норми добових витрат, які перевищують норми, встановлені Постановою КМУ "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" (25 гривень за добу в межах України). Проте, суми добових витрат можуть бути віднесені до складу валових витрат підприємства лише в межах встановлених граничних норм, крім того, сума, що перевищує встановлений граничний розмір буде оподатковуватися податком з доходів фізичних осіб.

Слід зазначити, що підприємство на підставі колективного договору або наказу може встановити понаднормові добові або компенсаційні доплати.

Ці варіанти відрізняються між собою наступним:

-   у випадку встановлення понаднормових добових підприємство не буде мати права на валові витрати, сума понаднормових добових буде обкладатися податком з доходів фізичних осіб, та згідно з п. 3.15 Інструкції зі статистики заробітної плати такі виплати не належать до фонду оплати праці та не будуть обкладатися внесками до фондів соціального страхування;

-   у другому випадку відповідні компенсаційні доплати згідно з п. 1.3 Інструкції зі статистики заробітної плати включаються до фонду оплати праці та є базою для нарахування зборів до фондів соціального страхування, а також обкладаються податком з доходів фізичних осіб. Проте, підприємство відповідно до пп. 5.6.1 та пп. 5.7.1 Закону про прибуток матиме валові витрати на суму компенсаційних доплат та суму внесків до фондів загальнообов'язкового соціального страхування.

На нашу думку, найбільш доцільним є варіант встановлення понаднормативних добових, що підтверджується умовним розрахунком економічного ефекту (Таблиця 2).

Умовний розрахунок вибору системи доплат за відрядження

(грн.)

Слід зазначити, що у випадку встановлення компенсаційних виплат крім того підприємство зобов'язане утримувати внески до фондів соціального страхування.

Тому рекомендуємо встановити понаднормові добові та закріпити їх наказом (додаток 5).

Бухгалтерський облік

Підприємство суму понаднормово встановлених добових на відрядження менеджерів з продажу буде відображати на рахунку 93 "Витрати на збут", збільшену на суму нарахованого податку з доходів фізичних осіб та суму, що підлягає утриманню до фондів соціального страхування. Списання понаднормових добових витрат інших співробітників буде дебетуватися з витратними рахунками в залежності від того в якій сфері підприємства вони зайняті.

У випадку списання компенсаційних доплат менеджерів з продажу буде використовуватися рахунок 93 "Витрати на збут". При цьому заборгованість перед працівником відображається за кредитом 661 рахунку оскільки компенсаційні доплати є заробітною платою працівника       (Таблиця 3).

Кореспонденція рахунків списання витрат на відрядження з використанням системи встановлення понаднормових добових та компенсаційних доплат

Генеральний директор

ТОВ «АК «Центр професійного аудиту»                      М.В.Розвадовський

Спеціаліст відділу аудиту                                              М.В.Грицик

Дата підготовки  31.07.07 р.

Додаток 1

 Н А К А З

"           "                      200_р.                                                                       №                   

Про проведення передпродажних заходів та презентації продукції

            З метою проведення передпродажних заходів та презентації продукції підприємства НАКАЗУЮ:

• 1. Відповідальній особі - менеджеру з продажу - Іванову О.О. забезпечити організацію прийому та проведення ділової зустрічі з покупцями продукції підприємства відповідно до програми заходів (додаток 1 до наказу);
• 2. Для фінансування передпродажних заходів використати корпоративну банківську платіжну картку. Грошові кошти використовувати виключно для проведення заходу в межах затвердженого кошторису (додаток 2 до наказу). Використання грошових коштів в особистих цілях забороняється;
• 3. Контроль за виконанням наказу покласти на головного бухгалтера Сидорова І.І.

Керівник підприємства                                                                                          А.І.Петров

З наказом ознайомлений:

___________О.О.Іванов

Додаток 2

Додаток 1 до Наказу №___

від"___"___________200_р.

Затверджую:

___________

Керівник підприємства А.І.Петров

МП

Програма проведення прийому делегації

Відповідальний:

Менеджер з продажу                                                                                              О.О.Іванов

 Додаток 3

Додаток 2 до Наказу №___

від "___"___________200_р.

Затверджую:

___________

Керівник підприємства А.І.Петров

МП

Кошторис витрат на проведення прийому делегації пов'язаних з передпродажними заходами та презентацією продукції

Відповідальний:

Менеджер з продажу                                                                                              О.О.Іванов

 Додаток 4

Затверджую:

___________

Керівник підприємства А.І.Петров

МП

Звіт

про виконання заходів на проведення прийому делегації та презентацію продукції

Цей звіт складено менеджером з продажу О.О.Івановим на виконання наказу №__ від "__"________200_ р. та договору доручення №___ від "__"_________200_ р. про те, що на матеріально-технічне забезпечення організації прийому делегації та передпродажних заходів було витрачено:

Відповідальний:

Менеджер з продажу                                                                                              О.О.Іванов

 Додаток 5

 Н А К А З

"           "                      200_р.                                                                       №                   

Про розмір добових витрат

            З метою підвищення ефективності роботи під час виконання доручень при відрядженні НАКАЗУЮ:

1. Встановити добові на відрядження працівників підприємства в межах України у розмірі 125 грн. за добу.
2. Головному бухгалтеру Сидорову І.І. забезпечити виплату коштів відряджуваному працівникові в розмірі, встановленому цим наказом.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на головного бухгалтера Сидорова І.І.

Керівник підприємства                                                                                          А.І.Петров

З наказом ознайомлені: